תקציר מנהלים, או בשמו השני, תמצית מנהלים, הוא מסמך קצר, אשר נועד להעביר בצורה הבהירה, החדה והברורה ביותר אודות נושא למגוון מטרות. איך עושים את זה בצורה הטובה ביותר? תקציר מנהלים 2022 – המדריך המלא.
תקציר מנהלים – מה זה בכלל?
תקציר מנהלים הינו מסמך, אשר נועד להציג באופן קצר ותמציתי נושא מורכב, ולרוב כולל מאחוריו מחקר או תוכנית מלאים. אותו תקציר יוגש לכלל המשתתפים העתידים להשתתף בדיון אודות הנושא.
על ידי עריכת תמצית מנהלים והעברתו למשתתפים בפגישה, יוכל מוביל הדיון לוודא כי כלל המשתתפים משדרים על אותו גל. במילים אחרות, המסמך נועד לוודא שלכלל המשתתפים בדיון קיים בסיס ידע משותף, שישמש אותם לגיבוש עמדה עליה ידונו.
דוגמא קצרה לתקציר מנהלים וממשיכים
נמשיך עם דוגמא – צוות בחברת אוסם רוצה לצאת עם מהדורת במבה במילוי פיסטוק. בטרם יגיעו לפגישה הנוגעת לעתיד המוצר, יבצע מנהל המוצר העתידי מחקר מקיף, שיכלול בחינת פוטנציאל חדירה לשוק, תחרות בשוק וכו'.
בטרם הגעתו לפגישה, יעביר מנהל המוצר את המסמך לכלל המשתתפים בפגישה, בהם אנשי השיווק, החדשנות ונוספים רבים. כך, יוכלו כלל הנוגעים בדבר לראות את המספרים, ולהחליט באופן שקול האם יש לבמבה פיסטוק עתיד.
שימושי תמצית המנהלים – רבים ומגוונים
בדוגמת במבה פיסטוק הוצג מצב בו תקציר מנהלים נמסר מעובד לממונים עליו, אך זהו לא תמיד המצב. תמצית מנהלים הוא בעצם מסמך המתמצת כל סוג של נושא לשם יצירת קרקע משותפת.
בין היתר, ניתן למנות על סוגי תקצירי המנהלים דוגמאות רבות, בהם הגשת מועמדויות למכרזים של פרויקטים שונים, שיתופי פעולה בין גופים שונים, מוצרים חדשים בדומה לדוגמא ורבים נוספים.
משמש גם כנקודה המכריעה – תמצית מנהלים לגיוס משקיעים והצגות לגורמי חוץ
לצד כלל האמורים לעיל, ניתן להמחיש את חשיבות תקציר המנהלים במצב בו הוא מוגש למשקיעים פוטנציאליים. לא פעם חברות בתחילת דרכן אינן יכולות לכלכל עצמן לאורך זמן באופן עצמאי, ולכן אלו פונים למשקיעים.
במקרים אלו, המסמך יכול לשנות את עתידה של החברה. בעוד תקציר בינוני לא יצליח למשוך את המשקיעים, תקציר מקיף ורהוט יכול להותיר רושם חיובי, שיוביל להשקעה ושינוי פני החברה.
כתיבת תמצית מנהלים – המדריך המלא
אם כן, לאחר שהסברנו מהו תקציר מנהלים והיכן הוא יכול לשמש אתכם, עתה עלינו לעמוד על 6 כללי היסוד לכתיבת תקציר מנהלים מוצלח.
כלל ראשון: אורך המסמך – לא יותר מ – 3 עמודי תוכן
תקציר מנהלים נועד לתמצת את עיקר העובדות עליהן אתם הולכים לדבר. הסיבה העיקרית שבגינה אתם נדרשים לקצר במילים היא מחסור בזמן של הקורא.
משכך, יש להקפיד שהמסמך לא יעבור באורכו את רף 3 עמודי תוכן, כאשר באלו לא נכללים עמודי נספחים ועמוד שער.
כלל שני: מבנה תמצית מנהלים – קצת רקע, הרבה תכלס
שמו של תמצית מנהלים כשמו כן הוא – תמצית. לאור העובדה שנכתוב רק שלושה עמודים לכל היותר, עלינו להקפיד על מבנה המאמר, וההמלצות כדלקמן:
- מבוא – ההמלצה היא להקדיש למבוא התמצית חצי עמוד, ולכל היותר עמוד אחד. הדבר נכון בין אם מדובר על אודות החברה והמחלקה המדוברות, בין אם מדובר על סוג המוצר המדובר והשוק הרלוונטי.
- ניתוח – מדובר על החלק הארי של המאמר, שכן ממנו נגזרת המסקנה הסופית, ההמלצה היא טווח של 2 – 1.5 עמודים בסה"כ, כאשר היקף זה אמור להספיק להציג את עיקרי הדברים.
- מסקנות – על פי רוב, המסקנה של תמצית מנהלים לא תהיה כן או לא, אלא תלווה בניתוח עתידי או בשלבים להמשך. לכן, ההמלצה לחלק המסקנות היא עד עמוד אחד.
כלל שלישי: הגהה למסמך – תנאי סף
הכלל הראשון, אשר אפשר לקבוע שמסתמן ככלל יסודי שבלעדיו אין כל טעם בתקציר המנהלים, הוא הגהה.
שגיאות כתיב, ניסוח משפטים לא קריאים ובעיות נוספות יכולות לגרום לחוסר הבנה של המסמך, שיוביל לוויתור מראש על הרעיון שלכם.
כלל רביעי: לשון תקציר מנהלים – מותאמת לקורא המסמך
על פי רוב, אנשים אשר נדרשים לקרוא תקציר הם בעלי השכלה כלשהי. עם זאת, לא פעם יהיה פער בין עורך המסמך לבין קוראיו, ולכן – על העורך להתאים עצמו לקהל היעד.
למרות שישנם רבים אשר יודעים לכתוב בצורה לא רעה, מדובר על צומת מכריעה להמשך הדרך שלכם. משכך, ההמלצה היא לפנות לאיש מקצוע או מומחה כתיבה, אשר יוכל להתאים את הכתיבה לקהל היעד, כך שלצד כתיבה עניינית ומדויקת, הקורא ירגיש מאותגר אך לא מבולבל.
כלל חמישי: ויזואליות – מקלה להבין מספרים
בעולם של היום, התוכן הנצרך ביותר הוא וידאו. אז לא, אנחנו לא דורשים מכם לשלב סרטוני וידאו בתמצית המנהלים, אך כן לשלב גרפיקות וכלים ויזואליים.
גרפים, טבלאות ושרטוטים של תהליכים מאפשרים לקורא לסכם חלקים מן הקריאה. כך, כדאי לשלב לאחר כמעט כל הסבר אודות סטטיסטיקות וניתוחים מספריים של שוק גרף ויזואלי שמקל על סיכום הנושא. בקישורים הבאים תמצאו מדריכים לערכת גרפים ושקפים באקסל ובפאוור פויינט
כלל שישי: איסוף חומרים – כי תקציר טוב מגובה בעובדות
לצד כלל האמור לעיל, חשוב מאוד במסגרת התקציר לכתוב על בסיס עובדות מבוססות. בין אם מדובר על סקרים או בדיקות שבוצעו בחברה ובין אם מדובר על נתונים שנאספו ממקורות שונים – חשוב לבסס את התקציר בצורה מלאה.
את הנתונים עליהם הסתמכתם יש לצרף עמודי הנספחים כפי שציינו, זאת כדי לאפשר הפרדה מגוף הטקסט ומתן אפשרות לעין במקביל בשני המסמכים. כפי שאמרנו, עמודי הנספחים נספרים במסגרת 3 העמודים שירכיבו את גוף תמצית המנהלים.
צריכים לכתוב תקציר בזה הרגע? – בואו ללמוד אילו סוגים קיימים במאמר – "תקציר מנהלים – 2 סוגים וטמפלייט".
תקציר מנהלים 2022 – סיכום השלבים בקצרה
| נושא | נקודות עיקריות |
| אורך המסמך | תמצית מנהלים נועדה לקצר. לכל היותר שלושה עמודים. |
| מבנה המסמך | מבוא – בין חצי עמוד לעמוד אחד.ניתוח – בין 1.5 ל – 2 עמודים.מסקנות – עד עמוד אחד. |
| הגהה | תנאי סף – כתיבת משפטים ברורים, ללא שגיאות כתיב וללא שגיאות תחביריות. במידת הצורך – יש להיעזר בבעל מקצוע. |
| לשון המסמך וניסוחו | משלב לשוני – יש להתאים לקורא הטקסט. עם זאת, לרוב תידרש רמה מעל לממוצע. אופן הכתיבה – כזה שמבליט את חוזקות המוצר או האסטרטגיה אך לא מכירתי. מומלץ להיעזר בבעל מקצוע. |
| ויזואליות | יש לייצר דיאגרמות וגרפים להמחשת מחקרים אשר מוצגים במסגרת תקציר המנהלים. |
| איסוף חומרים | יש לאתר חומרים ולבצע את הניתוח באופן מקיף ככל הניתן. את החומרים שנאספו יש לאגד בפרק נספחים שיצורף לתמצית המנהלים. |
